Сократите объём хранимых данных: Собирайте и храните только те данные, которые действительно необходимы. Регулярно удаляйте неактуальные записи и проверяйте, нужен ли каждый файл или контакт.

Чётко разграничьте доступы: определите роли и уровни доступа, потому что не каждый сотрудник должен иметь доступ ко всем данным. Чувствительные данные (персональные сведения участников, доноров, жертв нарушений) выделяйте отдельно и защищайте особенно тщательно.

Надёжная аутентификация и управление доступами: используйте сложные, уникальные пароли (минимум 12 символов) и двухфакторную аутентификацию (2FA) для всех сервисов. Пароли лучше хранить в менеджерах паролей (Bitwarden, KeePassXC и др.).При увольнении или выходе сотрудников моментально отключайте их доступы и проверяйте активность перед уходом.

Шифруйте данные: храните личную информацию в зашифрованных системах как локально (VeraCrypt, Bitlocker), так и в защищённых облаках (например, Proton Drive). Это снижает риски в случае потери устройства или взломах.

Регулярно обновляйте ПО и устройства: следите за обновлениями операционных систем и программного обеспечения. Включите антивирусную защиту, настройте автоматическое обновление ключевых компонентов. Известные утечки данных зачастую были связаны с устаревшими системами и отсутствием контроля.

Обучайте сотрудников: человеческий фактор остаётся главной причиной утечек: ошибки отправки писем, утери устройств, фишинг. Регулярное обучение, напоминания и разбор типичных ошибок помогают снизить такие риски.

Проводите оценку рисков, особенно при обработке чувствительных данных или внедрении новых цифровых инструментов. Это помогает выявить слабые места и выбрать меры по снижению рисков ещё до начала работы.

Документирование и отчётность: фиксируйте все инциденты, записывайте причину, оценку риска, решение и выполненные действия. Это важно для внутреннего контроля и улучшения процессов.

Составьте план реагирования на инциденты: если утечка всё же произошла, имеющийся зафиксированный план действий позволит быстро среагировать, оценить риски и назначить ответственных, ограничить распространение. При необходимости уведомьте пострадавших лиц как можно быстрее.